Llevar las cuentas de un negocio pequeño no es contabilidad avanzada. Es responder cada semana tres preguntas: cuánto entró, cuánto salió y cuánto me queda. Con esas tres respuestas puedes tomar casi cualquier decisión: subir un precio, contratar ayuda o comprar mercadería.
Paso 1: separa tu dinero del dinero del negocio
Antes de anotar nada, abre una cuenta o una billetera solo para el negocio. Si todo se mezcla con tus gastos personales, ningún número será confiable. Si hoy no puedes abrir otra cuenta, al menos llévate un 'sueldo' fijo semanal y deja el resto dentro del negocio.
Paso 2: anota cada venta el mismo día
Cada venta tiene cuatro datos: fecha, qué vendiste, cuánto cobraste y cómo te pagaron (efectivo, tarjeta, transferencia). Anotarla al momento toma diez segundos; reconstruirla al final de la semana toma una hora y siempre falta algo.
Paso 3: anota cada gasto, aunque sea pequeño
Los gastos pequeños son los que más se olvidan: transporte, bolsas, un almuerzo con un proveedor, la recarga del celular del negocio. Guarda la foto del recibo y anótalo con una categoría, por ejemplo: mercadería, arriendo, servicios, publicidad, transporte, sueldos.
Paso 4: separa lo que cobraste de lo que te deben
Vender no es lo mismo que cobrar. Si un cliente se llevó el producto y paga la próxima semana, ese dinero todavía no está en tu caja. Lleva una lista de cuentas por cobrar con quién debe, cuánto y desde cuándo. Lo mismo con las cuentas por pagar a tus proveedores.
Paso 5: cada semana mira tres números
- Entró: todo lo que realmente cobraste.
- Salió: todo lo que pagaste, incluidos los gastos pequeños.
- Quedó: lo que entró menos lo que salió. Esa es tu ganancia real de la semana.
Paso 6: cierra el mes
Una vez al mes suma todo, compáralo con el mes anterior y anota una decisión. Por ejemplo: 'La publicidad subió y las ventas no, recorto ese gasto'. Si quieres una guía exacta, lee [cómo hacer el cierre de mes en 20 minutos](/blog/cierre-de-mes-en-20-minutos).
Errores comunes que debes evitar
- Anotar solo las ventas y olvidar los gastos.
- Confundir el dinero que hay en caja con la ganancia.
- Guardar los recibos 'para después' y nunca registrarlos.
- No separar el sueldo del dueño de los gastos del negocio.
¿Papel, Excel o una app?
Cualquiera sirve si lo usas todos los días. El problema del papel es que no suma solo; el de Excel, que requiere fórmulas y disciplina. Una app como Conectari hace las sumas por ti y te muestra la ganancia sin que armes nada. Si dudas, compara en [Excel vs app para llevar las cuentas](/blog/excel-vs-app-para-llevar-las-cuentas).